واحدهای تجاری، صورتحساب فروش کالا و خدمات را در حساب‌های هزینه و دارایی ثبت می‌کنند. طبق ماده ۱۴۷ قانون مالیات‌های مستقیم، هزینه‌های قابل قبول برای تشخیص درآمد، عبارت است از هزینه‌هایی که متکی به مدارک بوده و منحصراً مربوط به تحصیل درآمد در دوره مالی مربوط با رعایت حدنصاب‌های مقرر باشد.

در مواردی که هزینه‌ای در این قانون پیش‌بینی نشده یا بیش از نصاب‌های مقرر در این قانون بوده ولی پرداخت آن به موجب قانون و یا مصوبه هیأت وزیران صورت‌گرفته باشد، قابل قبول خواهد بود، در ماده ۱۴۸ به تفصیل، هزینه‌های قابل قبول از نظر کفایت مدارک، مستندات و عرف بیان شده است و ممیزین دارایی نیز به استناد آن، هزینه‌ها را رد و یا خواهند پذیرفت.

خرید کولر گازی با فاکتور رسمی یک سند برای تایید یک معامله بین فروشنده و خریدار است. فاکتور رسمی می‌تواند به اشکال گوناگون دست‌نویس،‌ کاغذی، کامپیوتری، آنلاین و یا توسط نرم‌افزارهای حسابداری تهیه، تنظیم و ارائه شود. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های فاکتور رسمی این است که باید مورد تایید دارایی باشد؛ وگرنه به آن فاکتور رسمی اطلاق نمی‌شود.

فاکتورهای رسمی اسنادی با مهر و امضای طرفین معامله هستند و فروشنده آن را به خریدار می‌دهد. وقتی در مورد فاکتورهای رسمی صحبت می‌کنیم، طرفین معامله با ارائه‌ی آن فاکتور به سازمان امور مالیاتی می‌توانند از حقوق خود دفاع کنند.

تفاوت فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی

فاکتور های رسمی طبق قوانین و مقررات سازمان دارایی تهیه می‌شوند و مورد استفاده قرار می‌گیرند، اگر فاکتوری از آن قوانین و مقررات پیروی نکند جزو فاکتورهای رسمی به حساب نمی‌آید و اعتباری برای سازمان امور دارایی برای بررسی و حسابرسی نخواهد داست.

اگر بنگاهی شامل قوانین مالیاتی نباشد ممکن است بدون فاکتور رسمی اجازه‌ی فعالیت داشته باشد. اما اگر بنگاهی شامل مالیات فاکتور رسمی ارائه ندهد، مورد پیگیری قانونی قرار خواهد گرفت.